SHUTTERSTOCK
Daftar to-do yang disiapkan sehari sebelumnya bisa bantu Anda bekerja lebih efektif keesokan harinya.
KOMPAS.com - Apa pun pekerjaan Anda, entah mengapa selalu ada saja pekerjaan yang tertinggal dan belum kelar. Tetapi ada sebagian orang yang terlihat mampu mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik dan cepat serta bisa memaksimalkan waktu kerja. Apa rahasianya supaya lebih produktif di kantor saat waktu kerja?
1. Prioritaskan
Menyusun prioritas pun merupakan sebuah tugas tersendiri. Buatlah daftar tugas yang harus dikerjakan sedetail dan menurut prioritas terpenting. Jika Anda suka dengan gambaran yang jelas dan terstruktur, Anda mungkin bisa membuat kalender per minggu atau per bulan. Jika Anda suka daftar, buatlah daftar prioritas harian. Memiliki prioritas bisa membantu Anda mencapai gol, sekaligus membantu Anda berfokus serta membuat Anda menjadi bintang.
2. Pulang pada waktu spesifik
Jika kantor Anda menetapkan jam pulang kantor adalah pukul 17.00, Anda seharusnya bisa bekerja lebih efisien. Adanya tenggat waktu bisa memacu kita bekerja lebih efektir. Jika Anda berkata kepada diri sendiri, "Saya baru pulang setelah pekerjaan kelar", maka Anda akan menemui 2 masalah. Pertama, dengan banyaknya pekerjaan, bagaimana Anda tahu kapan harus kelar? Kedua, tanpa waktu spesifik, Anda akan menunda-nunda. Menetapkan tenggat waktu akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dan menentukan pekerjaan mana yang lebih penting.
3. Merencanakan waktu telepon
Siapkan waktu khusus untuk menjawab dan menelepon. Menerima telepon di tengah-tengan pekerjaan bisa mengalihkan perhatian Anda. Lebih baik Anda memikirkan kapan waktu terbaik untuk menghubungi klien atau orang lain. Jangan lupa untuk memperhitungkan zona waktu dan kebiasaan orang yang ditelepon. Memang Anda tak bisa terlalu kaku dalam hal ini. Ada beberapa telepon penting yang harus diangkat saat itu juga. Anda bisa melakukan prioritas untuk telepon juga, kok. Anda selalu bisa menelepon orang-orang yang berkaitan dengan pekerjaan dan urusannya tidak urgent di penghujung hari.
4. Atasi masalah sesegera mungkin
Jika ada suatu hal yang mendadak dan Anda bisa menyelesaikan masalah tersebut dalam hitungan menit, maka segeralah lakukan. Tak ada gunanya untuk menunda. Namun ingat, hal ini baru akan berguna jika menyangkut hal yang kecil dan tidak banyak memerlukan waktu lama dalam penyelesaiannya. Jika Anda memberlakukan sistem menyelesaikan suatu proyek dalam waktu cepat, maka Anda tak akan bisa menyelesaikan banyak hal.
5. Meja yang bersih
Jika Anda tak membutuhkan barang tersebut sewaktu-waktu, berarti Anda tak terlalu memerlukannya. Susun file-file Anda agar Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk mencari dokumen. Lakukan hal yang sama dengan e-mail di inbox. Buang atau simpan di gudang barang-barang file lama. Sebagai aturan, jika Anda menggunakan barang tersebut setiap hari, barang itu bisa tinggal di meja. Kalau tidak, singkirkan saja.
6. Tentukan jadwal kerja Anda sendiri
Tak semua orang bekerja dengan cara yang sama. Anda mungkin tipe yang bisa bekerja di pagi hari, artinya Anda bisa mengerjakan tugas yang berat di pagi hari, lalu makin ringan menuju penghujung hari. Ada pula yang kebalikannya. Apa pun cara Anda, perhatikan cara Anda berpikir, lalu maksimalkan cara kerjanya.
7. Mempersingkat tugas yang pendek
Ada beberapa tugas yang bisa Anda selesaikan sambil tidur. Namun, ada beberapa tugas yang perlu Anda perhatikan. Apakah Anda mengerjakan tugas-tugas tersebut secara efisien? Jadwalkan tugas-tugas tersebut saat Anda memiliki waktu luang dan pastikan tugas tersebut diselesaikan dalam langkah-langkah yang tepat. Perhatikan cara kerja rekan kerja yang mengerjakan tugas yang sama, dan perhatikan caranya menyelesaikan tugas-tugas itu dengan cepat.
8. Daftar to-do
Ini adalah cara yang baik untuk memastikan Anda selalu memiliki hal yang dikerjakan dan tidak menghabiskan waktu untuk mencari kerjaan lain. Di penghujung hari, siapkan daftar pekerjaan untuk besok agar Anda bisa langsung bekerja setibanya di kantor. Pastikan daftar itu bisa Anda bawa-bawa dan dekat dengan Anda. Beri tanda centang saat tugas itu sudah kelar. Anda akan melihat betapa menyenangkan melihat banyak pekerjaan yang sudah terselesaikan.
9. Memusatkan informasi
Jangan menghabiskan waktu Anda berpindah-pindah dari komputer kantor ke inboks email, lalu ke ponsel pintar Anda. Sentralisasikan informasi Anda dalam satu sumber yang bisa Anda percaya. Dalam bentuk apa pun, pastikan Anda selalu memiliki cadangan data.
10. Email vs telepon
Email adalah alat yang efektif, namun Anda harus tahu bagaimana menggunakannya. Menggunakan email lebih dibutuhkan untuk mengirimkan pernyataan kepada seseorang. Ketika sebuah permasalahan membutuhkan sebuah dialog, Anda akan menghabiskan waktu untuk menulis. Contoh yang baik untuk menggunakan email ketimbang telepon adalah ketika isunya merupakan hal yang rutin, seperti permintaan perlengkapan kantor, atau mengkonfirmasi bahwa dokumen yang Anda terima sudah diterima.
11. Mengurangi pengalihan perhatian
Pada jam kerja, jika bukan berkaitan dengan pekerjaan, maka itu adalah sebuah gangguan. Hindari berkumpul dekat dispenser untuk bergunjing dengan teman-teman. Cek email pribadi sekali sehari saat jam istirahat. Ciptakan waktu khusus untuk berselancar di dinternet, misal, hanya 10 menit di pagi hari. Cek pesan-pesan singkat dari teman di jam pribadi Anda.
Tidak ada komentar